Etätyö on yleistynyt nopeasti viime vuosina. Edelleen on kuitenkin runsaasti organisaatioita, joissa on vasta vähän aikaa harjoiteltu etätyötä tai vasta mietitään etätyön sallimista. Etätyön lisääminen on muutos, joka vaikuttaa yllättävän moneen asiaan. Täten on tärkeää pohtia millaisesta lähtötilanteesta etätyöhön siirrytään ja millaisin askelin tuo muutos tehdään.
Erilaisia tapoja lisätä etätyötä
Suomesta löytyy esimerkkejä monenlaisista tavoista lisätä etätyötä tai työn joustoja eli työn aika- ja paikkariippumattomuutta. Toiset organisaatiot siirtyvät hyvin perinteisestä, pääasiassa toimistolla tehtävästä työmallista täysin vapaaseen malliin, kun taas toiset tekevät muutoksen askeleittain.
Tyypillistä esimerkiksi on, että ensin henkilöstöllä on mahdollisuus tehdä yksi päivä viikossa etätyötä. Muutaman vuoden kuluttua etätyön määrää lisätään kahteen päivään tai sille ei nähdä tarpeelliseksi edes asettaa enää määrällisiä rajoituksia. Toiset taas kokeilevat etätyötä ensin pienellä porukalla ja laajentavat vasta sitten koko organisaatioon, kun toiset rakentavat valmiin mallin ja lanseeraavat sen kerralla kaikille. Tapoja muutoksen tekoon on useita, mutta mikä olisi se paras malli?
Työkulttuuri ei muutu itsestään
Lopulta ei ole ehkä niinkään väliä sillä, miten muutos tehdään. Tärkeää kuitenkin on, että muutoksesta keskustellaan ja se tehdään yhdessä. Mikäli tämä vaihe hypätään yli, ongelmia yleensä ilmenee. Mitä sitten ovat ne asiat, joihin olisi hyvä kiinnittää huomiota?
Työn muuttuessa on hyvä pohtia sitä, millaisia asenteita ja uskomuksia työhön liitetään. Esimerkiksi: missä ja miten työtä kuuluu tehdä? Milloin työtä tulee tehdä? Onko asiantuntijatyössä tärkeämpää istua liimattuna ruudun ääressä koko työaika vai onko ok ottaa aikaa ajattelutyölle ja ongelmanratkaisulle ilman, että on tarve olla koko ajan tavoitettavissa?
Etätyön on perustuttava luottamukseen. Kontrollin tarve on este etätyön paremmalle hyödyntämiselle ja tekee siitä jopa turhauttavaa. Tärkein kysymys onkin: millä tolalla luottamus on organisaatiossasi? Mitä monipaikkaisemmaksi työ muuttuu, sitä tärkeämpää on myös tiedostaa luottamuksen erityispiirteet muuttuneessa tilanteessa.
Onnistunut etätyö edellyttää yhteisiä pelisääntöjä ja taitoa johtaa
Lähes kaikissa organisaatioissa on laadittu etätyöhön siirryttäessä jonkinlainen etätyöohje. Osa edellyttää myös etätyösopimusten tekemistä. Etätyöohje antaa parhaimmillaan yleisen tason raamit etätyön tekemiselle, mutta pelkästään se ei riitä. Tarvitaan myös tiimien tai yksiköiden kesken sovittuja pelisääntöjä.
Monissa organisaatioissa ongelmia aiheuttavat erilaiset tavat hyödyntää etätyötä ja soveltaa etätyökäytäntöjä. Usein etätyön alkumetreillä toisissa tiimeissä etätyö on sallittua ja hyvinkin vapaata. Sitten on myös esimiehiä, jotka eivät halua omien työntekijöidensä tekevän etätyötä tai he ajattelevat, etteivät meidän työtehtävämme sovellu etätyöhön. Tarvitaan yhtenäisiä johtamiskäytäntöjä, jotka ovat toimivan etätyökulttuurin lähtökohta, mutta myös ymmärrystä siitä, mitä muuttuva työelämä edellyttää esimiestyöltä ja johtamiselta.
Kuinka luoda omaan organisaatioon toimiva etätyökulttuuri ja johtaa sitä tuloksellisesti? Tule kuulemaan Ulla Vilkmanin vinkit Etätyön johtaminen –webinaarisarjassa. Sarjassa perehdytään onnistuneen etätyökulttuurin luomiseen, etätyön tulokselliseen johtamiseen ja asiantuntijatyön tehostamiseen.
Kirjoittaja on tietokirjailija, työelämän kehittäjä ja Timanttia Consultingin toimitusjohtaja. Häneltä on ilmestynyt kirja Etäjohtaminen – tulosta joustavalla työllä (Talentum 2016) sekä julkaisu Hyvän johtamisen työkalupakki (Ideapakka 2017).
