Sammio

Priorisointi ja ajanhallinnan parhaat käytännöt

Riikka Pajunen

Blogi > Priorisointi ja ajanhallinnan parhaat käytännöt

Ratkaisukeskeinen uravalmentaja Riikka Pajunen Montevistalta rakentaa onnellista työelämää. Pyysimme häneltä kolme vinkkiä työtehtävien priorisointiin ja ajanhallintaan.

 

Niin kiire soutaa, ettet ehdi vetämään perämoottoria käyntiin? Palauta oma kykysi arvostaa ja suojata itseäsi, niin varmistat vireesi.

Oman ajankäytön ja ajattelun laatu määrittää eniten elämäsi laatua. Kaikki elämäsi minuutit ovat omaa aikaasi. Jokainen meistä saa joka päivä uuden lahjan, uudet 24 tuntia käyttöönsä. Miten käytät sen, on oma valintasi.

Vakavasti sairastuneet, onnettomuuksiin joutuneet ja muut kuoleman porteilla käyneet oivaltavat lähes poikkeuksetta ajan olevan lahja, joka nähdään arvokkaimpana, mitä on. Terveille se on usein vihollinen tai niukka negatiivinen resurssi.

 

  1. Tunnista prioriteettisi, elämäsi ja työsi tärkeimmät asiat

Pysähdy pohtimaan, mitkä ovat asioita, joista viimeisimpänä haluaisit luopua. Asiat, ihmiset, tekemiset ja arvot, jotka ovat sinulle kaikkein tärkeimpiä. Onko sinulla näille riittävästi aikaa ja energiaa?

Listaa myös oman työsi tärkeimmät tavoitteet, mihin keskittymällä saat eniten haluttuja tuloksia aikaan.

Laita nämä asiat ensin kalenteriisi, ja muuta mukaan, jos mahtuu.

 

  1. Suunnittele viikon ja päivän tavoitteet

Valtaosa ihmisistä näyttää toimivan ilman selkeää suunnitelmaa tekemisilleen. Asioita tulee ja menee. Tässä suuri syy stressiin – asiat hallitsevat sinua etkä sinä asioitasi.

Katso ajan tasalla olevaa kattavaa tehtävälistaasi, ja sijoita sieltä seuraavan viikon tärkeimmät tekemiset, joiden tekemisellä on suurimmat positiiviset vaikutukset työhösi tai vastaavasti suurin negatiivinen vaikutus, jos jätät sen tekemättä. Analysoimalla seurauksia priorisoit oikeasti tärkeimmät asiat.

Varaa paikat levolle, liikunnalle, parisuhteelle, perheelle, ystäville ja harrastuksille. Päätä raamit työnteolle, joku päivä pidempi, toinen vastaavasti lyhyempi. Mukaan viikkoon vähintään yksi palauttava hemmottelu tai esim. hieronta itsellesi. Saat hallinnan tunteesi takaisin, millä lienee suurin merkitys jaksamiselle.

 

  1. Ennakoi kaikki, mitä pystyt

Tapaan silloin tällöin ihmisiä, joilla ajankäyttö on hallussa ja stressi maltillinen. Heidän avainsana on ennakointi. Jos tiedät ruuhkahuipun työssäsi, pidä seuraavat päivät leppoisana, äläkä lupaa palavereita tai vaativia töitä heti perään.

Katso kuukauden tapahtumia etukäteen, mitä voit tehdä niille jo nyt, ettei tule viime hetken paniikkia?

Ehdota muille tapaamisia päiviin, jolloin sinulle sopii parhaiten, ja saat tehokkaasti palaverit aikataulutettua (koska kukaan muu ei kuitenkaan suunnittele kalenteriaan niin tehokkaasti, heille sopii ajoissa ehdottamasi ajat aina!).

Varaa aikaa yllättäviin keskeytyksiin, koska niitä tulee 100% varmasti – eli mikä yllätys ne nyt ovat, kun tiedät niitä tulevan joka tapauksessa!

Pyydä ajoissa apua, deadlinea edeltävänä iltana on harvoin apuja enää tarjolla. Ennakoi ruuhkat liikenteessä ja varaa aina aikapuskuri, jolloin voit käyttää ylimääräisen ajan palautumiseen tai pikkusälän hoitoon.

Tutustu Alma Talentin HR- ja johtamiskoulutuksiin tästä!

Riikka Pajunen

ratkaisukeskeinen uravalmentaja, onnellisen työelämän rakentaja, KM

Montevista

Hajoaako pää stressin keskellä? – Hyödynnä nämä 8 hyvinvointirutiinia arjessasi!

Tuntuuko, että pää hajoaa? Ei ole koskaan omaa aikaa? Todo-lista ei vaan koskaan lopu? Ota tilanteet rauhallisesti vastaa...

Lue lisää

Tapa etsiä töitä ja työntekijöitä muuttuu

Nykypäivänä työnhakijan pitäisi löytää itselleen sopivat avoimet työpaikat lukuisien työnhakukanavien joukosta ja s...

Lue lisää

Mitä tarkoittaa olla entistä inhimillisempi siinä, mitä robotit eivät korvaa?

Osallistuin viime lokakuussa heti RoboHR-seminaarin jälkeen Millennial Boardin Meet-up:iin, jonka aiheena oli tulevaisuuden ...

Lue lisää

Tunteiden, arjen ja hyvinvoinnin johtaminen

Muistatko tilannetta, jossa joku mielestäsi harmiton aihe tai kysymys sai aikaan keskustelukumppanissasi valtaisan, suhteett...

Lue lisää

Omaa asiantuntijuutta kannattaa ylläpitää

Oman osaamisen tunnistaminen ja sen kasvattaminen on aihe, joka puhututtaa jokaista jo tovin samassa työssä viihtynyttä ja...

Lue lisää