Sammio
Blogi > Priorisointi ja ajanhallinnan parhaat käytännöt

Priorisointi ja ajanhallinnan parhaat käytännöt

Ratkaisukeskeinen uravalmentaja Riikka Pajunen Montevistalta rakentaa onnellista työelämää. Pyysimme häneltä kolme vinkkiä työtehtävien priorisointiin ja ajanhallintaan.

 

Niin kiire soutaa, ettet ehdi vetämään perämoottoria käyntiin? Palauta oma kykysi arvostaa ja suojata itseäsi, niin varmistat vireesi.

Oman ajankäytön ja ajattelun laatu määrittää eniten elämäsi laatua. Kaikki elämäsi minuutit ovat omaa aikaasi. Jokainen meistä saa joka päivä uuden lahjan, uudet 24 tuntia käyttöönsä. Miten käytät sen, on oma valintasi.

Vakavasti sairastuneet, onnettomuuksiin joutuneet ja muut kuoleman porteilla käyneet oivaltavat lähes poikkeuksetta ajan olevan lahja, joka nähdään arvokkaimpana, mitä on. Terveille se on usein vihollinen tai niukka negatiivinen resurssi.

 

  1. Tunnista prioriteettisi, elämäsi ja työsi tärkeimmät asiat

Pysähdy pohtimaan, mitkä ovat asioita, joista viimeisimpänä haluaisit luopua. Asiat, ihmiset, tekemiset ja arvot, jotka ovat sinulle kaikkein tärkeimpiä. Onko sinulla näille riittävästi aikaa ja energiaa?

Listaa myös oman työsi tärkeimmät tavoitteet, mihin keskittymällä saat eniten haluttuja tuloksia aikaan.

Laita nämä asiat ensin kalenteriisi, ja muuta mukaan, jos mahtuu.

 

  1. Suunnittele viikon ja päivän tavoitteet

Valtaosa ihmisistä näyttää toimivan ilman selkeää suunnitelmaa tekemisilleen. Asioita tulee ja menee. Tässä suuri syy stressiin – asiat hallitsevat sinua etkä sinä asioitasi.

Katso ajan tasalla olevaa kattavaa tehtävälistaasi, ja sijoita sieltä seuraavan viikon tärkeimmät tekemiset, joiden tekemisellä on suurimmat positiiviset vaikutukset työhösi tai vastaavasti suurin negatiivinen vaikutus, jos jätät sen tekemättä. Analysoimalla seurauksia priorisoit oikeasti tärkeimmät asiat.

Varaa paikat levolle, liikunnalle, parisuhteelle, perheelle, ystäville ja harrastuksille. Päätä raamit työnteolle, joku päivä pidempi, toinen vastaavasti lyhyempi. Mukaan viikkoon vähintään yksi palauttava hemmottelu tai esim. hieronta itsellesi. Saat hallinnan tunteesi takaisin, millä lienee suurin merkitys jaksamiselle.

 

  1. Ennakoi kaikki, mitä pystyt

Tapaan silloin tällöin ihmisiä, joilla ajankäyttö on hallussa ja stressi maltillinen. Heidän avainsana on ennakointi. Jos tiedät ruuhkahuipun työssäsi, pidä seuraavat päivät leppoisana, äläkä lupaa palavereita tai vaativia töitä heti perään.

Katso kuukauden tapahtumia etukäteen, mitä voit tehdä niille jo nyt, ettei tule viime hetken paniikkia?

Ehdota muille tapaamisia päiviin, jolloin sinulle sopii parhaiten, ja saat tehokkaasti palaverit aikataulutettua (koska kukaan muu ei kuitenkaan suunnittele kalenteriaan niin tehokkaasti, heille sopii ajoissa ehdottamasi ajat aina!).

Varaa aikaa yllättäviin keskeytyksiin, koska niitä tulee 100% varmasti – eli mikä yllätys ne nyt ovat, kun tiedät niitä tulevan joka tapauksessa!

Pyydä ajoissa apua, deadlinea edeltävänä iltana on harvoin apuja enää tarjolla. Ennakoi ruuhkat liikenteessä ja varaa aina aikapuskuri, jolloin voit käyttää ylimääräisen ajan palautumiseen tai pikkusälän hoitoon.

Tutustu Alma Talentin HR- ja johtamiskoulutuksiin tästä!

Riikka Pajunen

ratkaisukeskeinen uravalmentaja, onnellisen työelämän rakentaja, KM

Montevista

Omaa asiantuntijuutta kannattaa ylläpitää

Oman osaamisen tunnistaminen ja sen kasvattaminen on aihe, joka puhututtaa niin jokaista jo tovin samassa työssä viihtynytt...

Lue lisää

Teknologiamurros kiihtyy, myös oppimisen täytyy kiihtyä

Tiedätkö, mitä osaamista sinulla on? Tietääkö organisaatiosi, mitä osaamista sillä on? Entä tiedätkö, mitä osaami...

Lue lisää

Verkkokoulutus yhdistää elinikäisen oppimisen ja asiantuntijatyön tarpeet

Useissa tutkimuksissa on todettu, että elinikäinen ja työn lomassa tapahtuva oppiminen ovat suuria tulevaisuuden trendejä...

Lue lisää

Herkulliset kokemukset Assistentti Forumin kohokohtana

Odotukseni Assistentti Forum 2019 – Tuhat rautaa tulessa –seminaarille olivat korkeat kuultuani suosituksia assistenttity...

Lue lisää

Lean HR karsii aikasyöpöt minimiin ja luo merkityksellisyyttä toimintaan

Lean on hiipinyt teollisuudesta asiantuntijamaailmaan, ja sen soveltaminen eri aloilla pankkimaailmasta palkanlaskentaan on a...

Lue lisää